10 cách thiết kế nội thất văn phòng cải thiện năng suất

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về mười cách mà đồ nội thất văn phòng có thể cải thiện mức năng suất trong doanh nghiệp của bạn và tại sao mức năng suất lại quan trọng như vậy.

Tại sao năng suất lại quan trọng như vậy?

Những yếu tố nào làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên

Năng suất quyết định hiệu quả của doanh nghiệp

Năng suất đề cập đến tổng đầu ra của một cá nhân so với tổng đầu vào của doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, tăng năng suất là đảm bảo rằng mỗi quy trình chạy trơn tru và mọi thành viên trong nhóm phát huy hết khả năng của họ. Mức độ năng suất trong một doanh nghiệp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công chung của nó. Khi một nhóm làm việc hiệu quả, hoạt động kinh doanh của bạn sẽ hoạt động trơn tru và hiệu quả. Năng suất cao không chỉ giúp tăng lợi nhuận mà còn có thể giảm chi phí vận hành, do ít thời gian bị lãng phí hơn trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp bạn. Mặt khác, việc thiếu năng suất sẽ làm tăng chi phí, lãng phí thời gian và giảm lợi nhuận tiềm năng.

Những yếu tố giúp cải thiện năng suất của nhân viên

1) Ghế văn phòng công thái học thoải mái

Sự thoải mái của nhân viên nên là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bạn. Ngồi thoải mái giúp các cá nhân không bị phân tâm trong suốt cả ngày làm việc. Một nhân viên không thoải mái sẽ liên tục dừng công việc để điều chỉnh lại vị trí của họ và điều này sẽ làm trì hoãn tiến độ làm việc của họ.

Mặt khác, những nhân viên thoải mái có thể duy trì sự tập trung vào nhiệm vụ đang làm và đạt được kết quả tốt hơn. Trên thực tế, nhân viên cảm thấy thoải mái sẽ hạnh phúc hơn trong công việc và có động lực hơn. Ghế văn phòng làm việc là một trong những lựa chọn đơn giản nhất để đảm bảo sự thoải mái. Ghế văn phòng công thái học khác với ghế văn phòng truyền thống về tính linh hoạt và sự hỗ trợ cơ thể mà nó mang lại. Mỗi người có chiều cao và hình dạng cơ thể khác nhau, và một chiếc ghế làm việc phục vụ điều này theo cách mà những chiếc ghế truyền thống không làm được. Các khía cạnh khác nhau của thiết kế cho phép điều chỉnh để người dùng có thể đặt ghế ở độ cao và góc tốt nhất để họ làm việc thoải mái.

2) Ngăn ngừa các vấn đề trở lại

Ghế công thái học không chỉ đơn giản là sự thoải mái. Họ cũng sẽ giúp nhân viên của bạn ngồi đúng vị trí. Điều này rất quan trọng vì ngồi ở một vị trí không đúng trên bàn làm việc có thể gây ra các vấn đề về lưng, vai và cổ trong ngắn hạn và dài hạn. Điều này không chỉ khiến nhân viên của bạn chậm lại nỗ lực làm việc mà còn có nghĩa là họ có thời gian nghỉ làm để điều trị vấn đề hoặc để phục hồi sức khỏe. Điều này sẽ tác động tiêu cực đến năng suất chung của cả nhóm.

Ghế có thể điều chỉnh đảm bảo rằng nhân viên được ngồi ở độ cao tốt, giúp họ không phải cúi xuống bàn trong suốt thời gian trong ngày, do đó hạn chế khả năng phát triển các vấn đề về cơ xương khớp.

Tuy nhiên, các vấn đề về lưng không chỉ đơn giản là do đồ đạc gây ra; những người sử dụng đồ nội thất không đúng cách hoặc thiếu kiến ​​thức về tư thế làm việc tốt cũng là một phần của vấn đề. Do đó, điều quan trọng là nhân viên phải được thông báo đầy đủ về cách sử dụng chỗ ngồi một cách hợp lý.

3) Màu sắc văn phòng

Màu sắc là yếu tố có thể giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Có một số bằng chứng cho thấy rằng các màu sắc khác nhau có tác động tâm lý hoặc cảm xúc đối với con người. Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ cẩn thận về màu sắc cho cả phong cách trang trí của văn phòng và đồ nội thất. Màu sắc rực rỡ tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu và điều này thúc đẩy sự nhiệt tình trong nhóm của bạn.

Những lợi ích khác của việc chọn màu sắc tươi sáng là chúng cải thiện tâm trạng và có thể giảm bớt căng thẳng. Tuy nhiên, hãy tránh mọi thứ quá ồn ào vì điều này có thể khiến bạn mất tập trung trong công việc. Một số lựa chọn màu sắc tốt bao gồm màu vàng, cam, xanh dương và xanh lá cây.

Có màu trắng hoặc màu trung tính trên tường của bạn sẽ tạo ra sự tương phản với đồ nội thất sáng màu. Nó cũng sẽ ngăn các bức tường gây ra sự phân tâm hơn nữa. Nếu điều này trông hơi đơn giản hoặc thiếu lâm sàng, bạn có thể thêm một vài tác phẩm nghệ thuật được lựa chọn cẩn thận vào bức tường để phản ánh thương hiệu hoặc hình ảnh của bạn.

4) Vị trí gần ánh sáng tự nhiên

Nó không chỉ là nội thất văn phòng bạn chọn, mà còn là vị trí của nó. Các nghiên cứu đã chứng minh rằng việc thiếu ánh sáng tự nhiên trong văn phòng có ảnh hưởng xấu đến người làm việc. Họ có ít giấc ngủ kém chất lượng hơn và thường xuyên bị rối loạn giấc ngủ. Điều này ảnh hưởng đến khả năng hoạt động trong ngày của họ và họ trở nên kém năng suất hơn.

Nếu có ánh sáng tự nhiên chiếu vào văn phòng, hãy cố gắng kê bàn ​​ghế gần nguồn ánh sáng tự nhiên. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn duy trì mức năng suất tốt vì họ tỉnh táo và tập trung hơn.

5) Ánh sáng văn phòng

Ánh sáng văn phòng thường bị bỏ qua khi tìm cách cải thiện năng suất trong công ty, tuy nhiên sự lựa chọn ánh sáng của bạn có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Hầu hết mọi người chỉ đơn giản chọn ánh sáng trắng hoặc rõ ràng mà không xem xét bất kỳ lựa chọn nào khác. Bằng chứng cho thấy rằng ánh sáng xanh lam hoặc xanh lục có khả năng là lựa chọn tốt nhất.

Các nghiên cứu về ánh sáng xanh lam và xanh lục ban đầu nhằm khám phá tác động của việc mọi người ở gần điện thoại di động của họ trong đêm. Một phát hiện là ánh sáng xanh phát ra đã ngăn chặn quá trình sản xuất melatonin và điều này ngăn cản giấc ngủ ngon. Sau đó, các nhà khoa học nhận ra rằng nếu sử dụng cùng một loại đèn vào ban ngày, chúng có thể làm tăng sự tỉnh táo.

Sử dụng đèn màu xanh lam và xanh lục trong các phụ kiện ánh sáng chính là giải pháp dễ dàng nhất cho vấn đề này, và các bóng đèn đặc biệt có sẵn nếu bạn chỉ muốn điều chỉnh các phụ kiện ánh sáng hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể muốn bố trí đèn xung quanh phòng để tập trung ánh sáng vào các khu vực cụ thể của văn phòng.

6) Bàn có thể điều chỉnh độ cao

Một giải pháp thay thế chỉ đơn giản là có những chiếc ghế có thể điều chỉnh là cũng có những chiếc bàn có thể điều chỉnh độ cao. Đây là cách cuối cùng để nhân viên tìm thấy mức độ thoải mái tốt nhất khi làm việc. Bàn làm việc ngồi để đứng là giải pháp lý tưởng cho việc này và đã được chứng minh là có thể tăng năng suất làm việc.

Ngoài việc tối đa hóa năng suất, bạn cũng sẽ có lợi cho sức khỏe của nhân viên vì nghiên cứu cho thấy có nhiều lợi thế khi làm việc theo cách này. Một số lợi ích sức khỏe bao gồm giảm nguy cơ béo phì, giảm lượng đường trong máu, cải thiện tâm trạng và mức năng lượng, giảm nguy cơ bệnh tim, ít đau lưng hơn và cuối cùng là kéo dài tuổi thọ.

Một số người lao động bày tỏ lo ngại rằng họ sẽ phải vật lộn để hoàn thành một số nhiệm vụ văn phòng khi đang đứng, chẳng hạn như đánh máy. Tuy nhiên, nghiên cứu đã chỉ ra rằng khả năng hoàn thành các loại nhiệm vụ này không bị ảnh hưởng bởi việc đứng. Thuyết phục nhân viên của bạn thử cách làm việc mới này để họ có thể tự mình thấy được những lợi ích.

7) Hình dạng của đồ nội thất văn phòng

Đã có một thời gian khi sự lựa chọn bàn làm việc có sẵn chỉ giới hạn ở những chiếc bàn gỗ hình vuông hoặc hình chữ nhật đơn giản. Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường có rất nhiều sản phẩm nội thất với nhiều hình dáng khác nhau, có thể thấy ở Nội thất văn phòng Allard. Hình dạng của đồ nội thất văn phòng bạn chọn không chỉ là việc tìm kiếm những món đồ có tính thẩm mỹ mà còn là việc chọn hình dạng phù hợp để phát triển tác động đến cách làm việc của nhóm bạn.

Nếu các nhân viên được yêu cầu làm việc cùng nhau hướng tới cùng một mục tiêu và hợp tác trong các dự án, bạn cần tìm đồ nội thất thúc đẩy giao tiếp tốt. Ngồi thành vòng tròn làm tăng sự gắn kết và tinh thần đồng đội, vì vậy đây là sự lựa chọn hoàn hảo để mọi người cùng làm việc tốt.

Có nhiều lựa chọn về kích thước và kiểu dáng của đồ nội thất, và lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào cách làm việc của nhóm bạn. Ví dụ, bạn cần cân nhắc xem bạn có những nhóm nhỏ làm việc cùng nhau hay những nhóm lớn hơn; nếu làm việc theo nhóm là không thường xuyên hoặc liên tục; các thành viên của nhóm có thuộc cùng một bộ phận hay không; hoặc nếu các thành viên của các bộ phận khác nhau làm việc trong cùng một nhóm nhưng ở các giai đoạn khác nhau.

Một cách khác mà hình dạng của đồ nội thất có thể cải thiện năng suất là mang lại luồng sinh khí thông suốt trong văn phòng. Nếu mọi người có thể di chuyển tự do trong không gian, họ sẽ ít gặp phải sự chậm trễ hơn khi tiến hành công việc kinh doanh của mình. Hình dạng và kích thước của văn phòng của bạn sẽ ảnh hưởng đến hình dạng tốt nhất của đồ nội thất để bạn lựa chọn.

8) Cây trong văn phòng

Một cách dễ dàng và tiết kiệm ngân sách đáng ngạc nhiên để cải thiện năng suất trong văn phòng của bạn là thêm một số loại cây. Hầu hết mọi người đều cho rằng việc bổ sung các loại cây là để tạo ra một số điểm thú vị về thị giác trong văn phòng. Tuy nhiên, chúng cũng phục vụ một số mục đích thiết thực và điều này sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Một nghiên cứu đã so sánh năng suất của hai nhóm công nhân. Một nhóm có cả nhà máy và máy tính trong văn phòng của họ và nhóm còn lại chỉ có máy tính. Nhóm làm việc với cây trồng có năng suất cao hơn 12% so với nhóm còn lại. Nếu thống kê này không đủ thuyết phục bạn, thì bạn có thể nghĩ đến những lợi ích khác của việc trồng cây trong văn phòng. Chúng có thể cải thiện chất lượng không khí trong văn phòng, tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu và giảm mức độ căng thẳng của người lao động. Tất cả những lợi thế này có thể góp phần và giải thích cho việc tăng mức năng suất

9) Không gian làm việc gọn gàng

Có một không gian làm việc ngăn nắp tạo ra sự khác biệt lớn. Thứ nhất, vì sự lộn xộn gây mất tập trung, vì vậy không gian sạch sẽ giúp người làm việc tập trung hơn. Thứ hai, nếu mọi thứ được cất giữ ngăn nắp và có tổ chức thì nhân viên sẽ ít lãng phí thời gian hơn để tìm kiếm những thứ họ cần. Cuối cùng, công việc và tài liệu bị mất trong đống lộn xộn có nghĩa là công việc có thể cần lặp lại hoặc lãng phí thời gian để tìm kiếm công việc bị mất; cả hai sẽ làm chậm tiến độ trong văn phòng.

Có hai giải pháp chính cho những vấn đề này. Đầu tiên là mua bàn làm việc với kho chứa sẵn để nhân viên có nơi cất giữ tài liệu, văn phòng phẩm và bất kỳ vật dụng nào họ sử dụng hàng ngày. Điều này sẽ giúp họ giữ cho không gian làm việc cá nhân của mình ngăn nắp và làm việc hiệu quả hơn mà không bị phân tâm.

Giải pháp thứ hai là mua bộ lưu trữ văn phòng tốt để mọi thứ đều có chỗ đứng. Tùy thuộc vào cách bạn sẽ sử dụng lưu trữ, một số tùy chọn bao gồm tủ hồ sơ, ngăn kéo, ngăn tủ và hộp. Điều quan trọng là bạn phải rõ ràng về những gì sẽ được lưu trữ trong mỗi khi lựa chọn đồ đạc lưu trữ để bạn chọn những phần thiết bị thích hợp và hữu ích nhất.

10) Chia văn phòng

Nếu bạn có nhiều loại hoạt động khác nhau diễn ra trong văn phòng của mình, việc phân chia không gian thành các khu vực khác nhau là điều đáng cân nhắc. Điều này có nghĩa là bạn có thể cần chọn nhiều hơn một loại đồ nội thất.

Một số nhân viên của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ và cần tránh bị những người khác phân tâm. Cubicles là giải pháp rõ ràng cho loại công việc này vì nó mang lại cho nhân viên sự riêng tư nhất định và cho phép họ tập trung vào công việc.

Các thành viên khác trong nhóm của bạn có thể cần làm việc cùng nhau trong một dự án. Nếu đúng như vậy thì họ sẽ cần một khu vực riêng với nội thất hoàn toàn khác với những nhân viên đang làm việc một mình. Chọn các mục thúc đẩy giao tiếp tốt giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Họ cũng sẽ cần đủ bề mặt làm việc và không gian xung quanh bàn làm việc và chỗ ngồi để di chuyển tự do.

Cần có một không gian rộng hơn khi nhân viên của bạn đang nghỉ giải lao và yêu cầu một phong cách nội thất thoải mái hơn cho không gian này. Có khu vực riêng biệt này sẽ giúp nhân viên giải lao thích hợp sau công việc. Điều này sẽ làm mới họ và giữ cho họ có động lực cho phần còn lại của ngày. Nó cũng sẽ giúp họ tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân. Nếu có một nơi nào đó mà nhân viên có thể trò chuyện trong giờ giải lao, họ sẽ ít có khả năng làm gián đoạn ngày làm việc hơn.

Kết luận

Đây chỉ là mười trong số những cách mà đồ nội thất văn phòng của bạn có thể tác động tích cực đến năng suất của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể thấy rằng đồ nội thất phù hợp có thêm lợi ích cho bạn và thời gian của bạn, chẳng hạn như cải thiện sức khỏe của nhân viên, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí. Điều đó cũng có nghĩa là nhân viên của bạn có nhiều khả năng thích môi trường mà họ đang làm việc hơn và điều này sẽ làm tăng mức độ nhiệt tình và động lực của họ. Vì những lý do này, bạn nên dành chút thời gian cẩn thận lựa chọn đồ nội thất và lên kế hoạch bố trí, để đảm bảo bạn tận dụng tối đa không gian và gặt hái thành quả từ việc cải thiện năng suất trong công việc kinh doanh của mình.

Xem thêm bài viết "Cách thiết kế văn phòng cải thiện năng suất nhân viên"

BTV Thuy Huong