Ưu nhược điểm của các kiểu bố trí nội thất văn phòng

Cho dù bạn đang bắt đầu kinh doanh mới hay đang tìm cách tối ưu hóa không gian làm việc hiện tại của mình, thì bố trí văn phòng là một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong việc lập kế hoạch.

Với khả năng vô tận, thật khó để đạt được sự cân bằng phù hợp với cách bố trí của bạn - một môi trường sống động nhưng không gây mất tập trung, có chỗ cho sự cộng tác trong khi vẫn giữ mức ồn ở mức dễ chịu, mang lại sự riêng tư cho nhân viên mà họ không cảm thấy bị ngắt kết nối. Khi bạn làm đúng, tinh thần và năng suất có thể tăng vọt, khiến việc bố trí văn phòng trở thành một trong những quyết định kinh doanh quan trọng nhất mà bạn có thể đưa ra.

Doanh nghiệp của bạn có đang bố trí văn phòng phù hợp- hiệu quả hay chưa?

Đã qua rồi cái thời hầu hết các văn phòng đều có phòng riêng cho từng nhân viên. Các cách bố trí khác nhau đã phát triển (và giảm dần) trong những năm qua, từ các buồng nhỏ đến bố cục theo nhóm cho đến văn phòng kế hoạch mở có tính phân chia.

Dưới đây là ưu và nhược điểm của một số kiểu bố trí văn phòng phổ biến nhất.

Bố cục văn phòng truyền thống

Cách bố trí văn phòng truyền thống cung cấp cho mỗi nhân viên phòng riêng của họ trong văn phòng, đồng thời kết hợp các không gian họp riêng biệt và khu vực tiếp tân, tùy thuộc vào doanh nghiệp. Đây vẫn là một lựa chọn phổ biến cho các công ty nơi tính bảo mật là cần thiết (chẳng hạn như các công ty luật), hoặc các doanh nghiệp nhỏ với chỉ một vài nhân viên.

Ưu điểm

Riêng tư. Cũng như tính bảo mật, cảm giác riêng tư được cung cấp bởi các văn phòng cá nhân làm cho người lao động thoải mái hơn và tạo cảm giác tin tưởng khi họ hoàn thành công việc.

Năng suất. Tiếng ồn và các yếu tố gây xao nhãng khác trong văn phòng được chứng minh là có thể cản trở năng suất làm việc, nhưng cách bố trí văn phòng truyền thống cung cấp các phòng riêng tư, yên tĩnh để tập trung và làm việc trong yên bình.

Tính cá nhân. Văn phòng tư nhân có thể được tùy chỉnh bằng ảnh, cây cối và bất cứ thứ gì khác khiến nhân viên cảm thấy thoải mái hơn như ở nhà, mang lại cho họ cảm giác tự hào và quyền sở hữu đối với không gian làm việc của mình.

Nhược điểm

Bố trí nội thất văn phòng truyền thống tồn tại một số nhược điểm nhất định

Sự trì hoãn. Một phòng riêng có thể cám dỗ một số nhân viên tham gia vào quá nhiều mạng xã hội hoặc các vòng giải quyết vấn đề mà không có nguy cơ bị bắt.

Sự cách ly. Mặc dù một số người có thể phát triển mạnh trong cách bố trí này, nhưng một số người cần cảm thấy được kết nối với đồng nghiệp của mình để hoạt động tốt nhất. Các văn phòng riêng lẻ có thể làm giảm sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả vốn được các văn phòng cởi mở hơn thúc đẩy.

Các chi phí. Ánh sáng, điều hòa không khí, tiền thuê nhà và các chi phí khác liên quan đến cách bố trí văn phòng truyền thống thường cao hơn nhiều so với các thiết kế khác.

Bố cục văn phòng phân vùng / khối

Bố trí văn phòng theo hình khối hoặc vách ngăn là một phương pháp phổ biến để phân chia nơi làm việc theo cách rẻ hơn và linh hoạt hơn so với các văn phòng tư nhân xây sẵn. Các không gian riêng lẻ thường được thiết lập với các bức tường tạm thời để tạo thành một 'hộp' với một mặt mở, mang lại nhiều lợi ích tương tự như cách bố trí truyền thống và khiến nó trở thành một trong những lựa chọn phổ biến nhất trong số nhiều ngành nghề.

Ưu điểm

Quyền riêng tư . Mặc dù không hoàn toàn riêng tư như một văn phòng cá nhân, nhưng một tủ cung cấp cho nhân viên không gian riêng của họ để làm việc với những phiền nhiễu tối thiểu, họ có thể tùy chỉnh để tăng sự thoải mái và hài lòng.

Uyển chuyển. Tính chất tạm thời của buồng nhỏ có nghĩa là chúng có thể được điều chỉnh và sắp xếp lại theo nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp của bạn.

Thăng bằng. Nhiều nơi làm việc nhận thấy rằng các buồng làm việc tạo ra sự cân bằng tốt đẹp giữa việc giảm thiểu phiền nhiễu và khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa các công nhân. Các bức tường có xu hướng giảm tiếng ồn, nhưng tính chất mở một phần của phòng ngủ vẫn cho phép ai đó ghé vào để trò chuyện hoặc đặt một câu hỏi quan trọng.

Nhược điểm

Không gian. Kích thước và kiểu dáng của ngăn tủ được sử dụng trong cách bố trí này là rất quan trọng, vì nhiều chủ nhân mắc sai lầm khi sử dụng không gian quá nhỏ. Điều này làm mất đi nhiều lợi ích của thiết kế buồng làm việc, khiến nhân viên cảm thấy ngột ngạt và giảm năng suất làm việc.

Khó chịu. Bố trí văn phòng theo hình khối thường là nơi ít có được ánh sáng và luồng không khí tự nhiên nhất. Các văn phòng cá nhân hầu như luôn có cửa sổ và các văn phòng mở về bản chất là rất tốt cho các yếu tố môi trường này, nhưng các phòng làm việc có thể cảm thấy ngột ngạt và bí bách.

Tính thẩm mỹ. Bố cục văn phòng hình khối rất khó để thiết kế mà không có vẻ trầm lắng và đường biên giới. Từ quan điểm thẩm mỹ, buồng nhỏ phần lớn đã không còn hợp thời.

Văn phòng mở

Bố cục văn phòng mở chỉ trở nên phổ biến vào khoảng đầu thế kỷ này, nhưng kể từ đó đã trở thành lựa chọn phổ biến nhất cho các nhà tuyển dụng do một loạt các lợi ích được đề xuất. Mặc dù nó có thể mang lại lợi ích cho nhiều doanh nghiệp vì một số lý do, nhưng một số người nhận thấy rằng cơn sốt văn phòng không gian mở vẫn chưa thực sự được quảng cáo rầm rộ.

Ưu điểm

Giá cả. Văn phòng thiết kế mở rẻ hơn đáng kể so với các cách bố trí khác (đặc biệt là khi bắt đầu từ đầu) do giảm diện tích hình vuông, đồ đạc và thiết bị cần thiết. Nhiều ánh sáng tự nhiên và không khí cũng giúp giảm hóa đơn tiền điện.

Trách nhiệm giải trình. Một môi trường cởi mở như vậy có thể khuyến khích một nhóm làm việc hiệu quả hơn, khơi dậy tinh thần làm việc cùng nhau vì mục tiêu chung. Nhiều nhà tuyển dụng ưa thích cách bố trí mở để ngăn chặn sự trì hoãn.

Hợp tác. Yếu tố thúc đẩy sự phổ biến của bố cục mở là bản chất hoàn toàn hợp tác của nó. Việc không có các bức tường hoặc rào cản cho phép các cuộc thảo luận tự phát và trao đổi ý kiến ​​có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Điều này giúp khơi dậy những ý tưởng mới và cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên ( về lý thuyết - xem bên dưới).

Nhược điểm

Hợp tác. Một nghiên cứu năm 2018 do Trường Kinh doanh Harvard tài trợ đã tiết lộ rằng nhân viên trong các văn phòng không gian mở thực sự dành ít thời gian hơn 73% để tương tác trực tiếp, trong khi việc sử dụng email và các tin nhắn tức thời khác tăng vọt hơn 67%. Nhiều người hiện nay đồng ý rằng suy nghĩ đằng sau cách bố trí văn phòng mở là rất tốt cho sự hợp tác, nhưng những tiêu cực của thiết kế này có thể làm giảm mong muốn tương tác của nhân viên.

Mất tập trung. Máy in kêu vù vù. Một đồng nghiệp đang khuấy bữa trưa của họ. Dao kéo kêu leng keng trong bếp. Hắt hơi. Những cuộc trò chuyện ồn ào. Trong một bố cục mở, mọi tiếng ồn nhỏ đều có thể là nguyên nhân khiến bạn mất tập trung. Để cố gắng giảm thiểu điều này và duy trì năng suất, nhân viên thường tự cô lập mình bằng tai nghe hoặc các phương tiện khác, dẫn đến ít tương tác với những người khác.

Riêng tư. Đối với một số người, cảm giác bị theo dõi liên tục có thể đủ căng thẳng để thực sự cản trở năng suất làm việc.

Các bố cục chung khác

Bố cục dựa trên nhóm

Thiết kế văn phòng theo nhóm là sự kết hợp của bố cục mở và khép kín, với các buồng lớn hơn hoặc văn phòng được chỉ định cho các nhóm trong doanh nghiệp (ví dụ: tiếp thị, bán hàng, tài chính). Cách bố trí này thúc đẩy sự hợp tác giữa những người cần làm việc chặt chẽ với nhau, đồng thời giảm bớt sự phiền nhiễu của một văn phòng không gian mở đầy đủ.

Bố cục nửa phân vùng

Các vách ngăn một nửa về cơ bản là các buồng với các bức tường đủ thấp để các nhân viên có thể tương tác qua lại. Cách bố trí này vẫn mang lại một số sự riêng tư mà không hoàn toàn tách biệt người lao động. Tùy chọn này tiết kiệm chi phí hơn so với các buồng kín hoặc văn phòng tư nhân, nhưng lại gây ra các vấn đề về tiếng ồn và các yếu tố gây xao nhãng khác.

Không gian làm việc chung

Không gian làm việc chung là một trong những hình thức mới với nhiều ưu điểm

Văn phòng làm việc chung là không gian do bên thứ ba cung cấp, cho thuê bàn ​​làm việc, phòng hoặc thậm chí toàn bộ các tầng có diện tích lớn hơn. Lý tưởng cho các doanh nghiệp rất nhỏ hoặc những người tự kinh doanh, bố trí co-working là một lựa chọn kinh tế cao, nhưng cung cấp rất ít sự riêng tư hoặc bảo mật.

Không có cái gọi là bố trí văn phòng hoàn hảo. Quy mô công ty của bạn, tính chất công việc được thực hiện, cơ cấu tổ chức của bạn và một số yếu tố khác cần được xem xét khi lựa chọn cách bố trí cho văn phòng của bạn. Các doanh nghiệp đang ngày càng ưa chuộng các không gian kết hợp với sự kết hợp của các phòng kín, không gian làm việc mở và các khu vực hội họp / đột phá để phục vụ cho nhu cầu của họ. Để có ý tưởng bố trí văn phòng hoặc hỗ trợ thiết kế và hoàn thiện dự án văn phòng tiếp theo của bạn, hãy liên hệ với nhóm của chúng tôi!

Xem thêm bài viết " Cách bố trí văn phòng ảnh hưởng thế nào đến văn hóa công ty"

BTV Thuy Huong